Bon, on voit le bout d’une phase douloureuse : l’établissement des tarifs définitifs
Baloo nous a concocté une belle feuille Excel bien ficelée sur laquelle je me suis amusé à mettre un max de commentaires pour faciliter la compréhension.
Je vous livre donc le fruit du travail de chacun d’entre nous, non sans fierté car rien n’est aussi simple qu’on le voudrait ici bas…
Pour exemple, je m’en tire avec une facture de 250¤ avec ma chérie. Ça fait donc 125¤/personne, mais on a compté en arrivant le vendredi soir, donc 3 jours complets sur le site. Tout va bien, c’est très raisonnable
Nous sommes à 1 mois de l’événement et je trouve ça un peu tardif, il va donc falloir mettre les bouchées doubles pour récupérer la monnaie sonnante et trébuchante.
Une opération de mailing et MPing commence donc.
Voici la feuille excel destinée aux participants :
DaFunky - Meeting 2006 : Feuille de calcul du tarif - Avec mise à jour des tarifs automatique
Baloo nous prépare une feuille d’administration qui nous permettra de maintenir des statistiques, dans la mesure où on y reproduira les données cochées sur les feuilles excel que nous retournerons les participants. Ainsi on devrait pouvoir faire des estimations fiables rapidement concernant :
- le nombre de lits
- le nombre de repas du midi et quels jours
- la proportion d’alcool
- la participation à l’accrobranche
D’autre part je vous donne un fichier mis à jour de la liste des personnes qui viennent au meeting :
DaFunky - Liste des personnes ayant payé leur acompte -
j’ai fait un recoupement entre les gens qui ont payé leur acompte et ceux qui ont annoncé qu’ils venaient sur le post de Rico ( que je vous conseille chaudement de relire car il a été mis à jour :
http://www.triumphall.com/forum/index.php?topic=5152.0).
Le principe va être de reporter toutes les informations présentes sur ce document sur la feuille Excel complète de Baloo d’administration des participants (dont j’ai parlé plus haut). Il nous livrera ce document sous peu. Il faut éviter de s’appuyer sur les anciennes versions du fichier maintenant.
Donc, il reste à faire (je mets des noms et après vous vous débrouillez pour redistribuer) :
URGENT !!!!-
Valider le prix et la résa de l’accrobranche : connaître l’acompte à verser, le remboursement en cas de mauvais temps, le tarif groupe. ( Iris/ChtiteNoreille)-
Valider les tarifs que j’ai utilisés pour les calculs de la feuille Inscription_Meeting_2006_V5.xls (Diemus/Rico/Eric)
-
Faire un sujet « Paiement » sur le forum (Rico) + mail groupé aux concernés (Rico) + MP aux concernés (Rico) + news dans le forum avec lien vers le sujet (Diemus ou DaFunky)
Il faut soigner la communication et bien expliquer qu’on a tout fait au moins cher. Il est possible de réutiliser le même discours pour tous les médias. Une bonne partie de l’argumentaire est développé dans le post « tarifs : le point ».
Le post du forum donnera un lien vers la feuille excel, et précisera à qui il faut envoyer le fichier rempli au plus tôt par mail, qui après confirmation par le trésorier de l’événement précédera l’envoi du chèque final.
En gros il faut également définir un trésorier pour le meeting.
Moins urgent : - Maintenir un mailing quotidien pour relancer ceux qui traînent. (Rico/DaFunky/Diemus)
- Finir de mettre au point les activités du week-end. Ttravailler sur l’éventualité d’un mauvais temps. Peaufiner les road maps (Iris/Chtite - Cedric)
- Prendre une décision pour le second gîte : je pense qu’on ne pourra pas le réserver complètement (Rico)
- définir les tarifs des boissons : il faut absolument proposer des tarifs super bas, surtout pour le soft, car là on ne parle pas de soirée, mais de trois jours complets de consommation (FreshViibes/EricDJ)
- estimer les quantités de boisson d’après les stats de retour des formulaires, et ainsi le budget d’achat (Freshviibes, EricDj)
Je me mets au point mort pour un moment, bonne nuit et bon week end,
Franck
